Utiliser les outils numériques pour mieux s’organiser

Selon une étude BVA, 41% des salariés du secteur tertiaire ressentent régulièrement du stress au travail. Les problèmes d’organisation et la mauvaise circulation de l’information au sein des équipes favorisent ce stress alors que des outils performants permettent de l’éviter en grande partie.

Quatre outils technologiques pour gagner en performance 

Google drive 

Il correspond à un service de stockage dans le cloud. Plus besoin de stocker les dossiers sur votre ordinateur, vous pouvez définir un drive d’équipe où vos associés, collaborateurs et stagiaires ont accès à l’information en fonction de leur habilitation. Vous pouvez partager des modèles de conclusions, de contrats, de mémos, de formalités contentieuses, de procès verbaux… Le gain de temps est considérable. 

La signature électronique 

Elle permet de garantir l’intégrité d’un document électronique et d’en authentifier l’auteur. Il existe des services de signatures dématérialisées comme Docusign, Yousign ou Universign. En envoyant les documents à signer via une plateforme de signature électronique, vos clients n’ont plus besoin de se déplacer à votre cabinet. 

Les formulaires de contact

Intégrez un formulaire sur votre site avec des champs tels que le nom, le prénom, le numéro de téléphone et la question du client potentiel. Les outils Typeform, SurveyMonkey ou Google Forms proposent des formulaires avec un design agréable. Vous pouvez récupérer les informations de clients potentiels que vous recontacterez par la suite, notamment grâce à une newsletter.

Les to-do list partagées

Notez toutes vos tâches de la semaine et priorisez les facilement. Des outils, comme Trello ou Asana sont d’une grande aide pour gérer des projets. Les tâches sont assignables à des utilisateurs et mobiles d’une planche à l’autre, traduisant leur avancement. Les deux produits ont une version gratuite largement suffisante. 

Les quatre réflexes à adopter pour avoir une communication optimale au sein de votre équipe 

Voici quelques techniques de management, inspirées du monde des startup, qui permettent d’améliorer la communication et la performance de son équipe. 

La réunion sacrée

Chaque lundi à la première heure, l’ensemble du cabinet se réunit pendant une heure pour discuter des évolutions du cabinet, de la communication, du chiffre d’affaires, des nouveaux clients, de leur satisfaction… 

Le stand-up

Chaque matin pendant dix minutes, tous les membres du cabinet s’accordent et se regroupent. Tour à tour, chacun annonce les tâches qu’il a accomplies la veille et celles qu’il va effectuer aujourd’hui : “hier j’ai fait… aujourd’hui je vais…”.

Surtout il annonce s’il rencontre des situations bloquantes. Cette réunion matinale permet à chacun d’avoir une idée claire de ce qu’il doit faire de sa journée et aux autres de suivre l’évolution des dossiers. 

Les one to one

Chaque lundi, l’associé et son collaborateur ou les associés entre eux discutent durant une heure en tête à tête des missions à accomplir pour la semaine et répartissent les tâches : quels sont les dossiers prioritaires, où en est la rédaction de telles conclusions, tel contrat… Le travail est donc clair et les priorités définies. 

Le finish-up

Tous les vendredis soirs pendant cinq minutes, chaque membre de l’équipe décrit sa victoire de la semaine : des conclusions rédigées, un procès gagné, des rendez-vous pris, un contrat finalisé, peu importe, mais bravo pour le travail accompli !

L'astuce Predictice : faites voter votre équipe sur l’organisation de la vie du cabinet !

Chaque lundi à la fin de votre réunion sacrée, chacun des membres du cabinet doit proposer une idée permettant d’améliorer l’organisation et la vie du cabinet. C’est un moment privilégié durant lequel chacun peut s’exprimer et expliquer selon lui ce qui s’est bien passé et ce qui s’est moins bien passé. Grâce à ces observations, il va être possible de prendre des décisions afin de renforcer ce qui fonctionne et d’améliorer les autres processus.

Chacun inscrit son idée sur un post-it : achats de nouvelles fournitures, organisation du prochain team building, pot d’accueil du nouvel arrivant, nouvelle réunion nécessaire… Les membres de l’équipe votent tour à tour l’idée qui leur paraît la plus pertinente. Celle qui a le plus de voix doit être implémentée.

Par exemple :

• Se mettre d’accord sur …
• Faire moins de …
• Commencer à …
• Faire plus de …
• Arrêter de …

Claire Pelouzet fait partie des professionnels interrogés par Predictice dans le cadre de la rédaction du Guide à destination des avocats entrepreneurs, un concentré de conseils d’experts pour optimiser le développement de son cabinet d’avocats.