La crise sanitaire du Covid19 chamboule le quotidien des avocats. Predictice vous partage ses méthodes de travail et astuces pour gagner en performance, même à distance.
De quelles bonnes pratiques des start-up un avocat (ou un juriste) peut-il s’inspirer pour optimiser son télétravail ?
L’équipe Relation client de Predictice vous partage ses méthodes de travail et astuces pour gagner en performance, même à distance.
Pour découvrir les astuces de travail de l'équipe tech de Predictice, cliquez sur ce lien >> Foster sharing and upskilling at Predictice
Être bien installé
Dans la mesure du possible, choisissez des équipements de confort :
- un bureau éclairé par la lumière du jour sans être ébloui, éloigné de vos lieux de détente, une chaise confortable, etc.
- investissez dans un deuxième écran qui vous repose un peu plus les yeux que celui de l’ordinateur portable et/ou casque anti-bruit (si vous partagez le domicile avec d’autres personnes ou membres de votre famille),
- proscrivez le canapé (ou pire le lit) !
Pensez à délimiter clairement vos horaires de travail et vos moments de détente ainsi qu’à vous fixer des pauses (si possible en extérieur pour se dégourdir les jambes).
Les rituels d’équipe à forger à l’écrit ou en visioconférence
Chaque semaine à la même heure, faites en sorte que chaque responsable d’équipe partage à l’écrit les évènements marquants de son activité avec le reste du cabinet (ou de son pôle) pour que tout le monde soit aligné. De manière générale, conservez des points de contact réguliers avec l’équipe, tel que le briefing du lundi matin en visio par exemple.
La culture de l’écrit est un élément crucial d’une bonne organisation en télétravail. Chaque élément mentionné lors de réunions mérite d’être écrit pour permettre à chacun et chacune d’avoir une vision précise des avancées et des discussions, encore plus lorsque l’on travaille chez soi. L’usage d’un outil de notes partagées, tel que Notion, par exemple, pour gérer le « Knowledge Management » est recommandé.
Chez Predictice, chaque équipe fait son Stand-up tous les matins (en présentiel en temps normal et par visioconférence depuis le confinement). Il s’agit d’un moment de quelques minutes où chaque personne explique ce sur quoi elle a travaillé la veille, ce sur quoi elle va travailler le jour même et si elle rencontre des points bloquants dans la réussite de ses missions..
Le management des collaborateurs à distance
Le lien avec son équipe est le nerf de la guerre du management, encore plus en période de télétravail. Maintenir un esprit de groupe lorsque chacun est confiné chez soi est loin d’être évident, mais pas impossible ! La clé : se concentrer sur l’humain dès les premiers jours.
Une communication asynchrone efficace
Inclure le plus de détails possible lorsque vous envoyez un message à l’un de vos collaborateurs sur un sujet donné. Intégrez une capture d’écran annotée ou un maximum de liens hypertexte à l’intérieur de votre email afin que votre interlocuteur puisse avoir tous les éléments en mains. En effet les télétravailleurs peuvent avoir tendance à s’autocensurer et à poser moins de questions.
Il est également indispensable d’être précis sur ce que vous attendez de l’autre personne en termes de livrable, et de deadline. Tous ces détails prennent quelques minutes de plus à renseigner mais permettent de faire économiser de nombreux allers-retours à l’écrit.
Enfin, faites attention au ton que vous employez et utilisez la vidéo ou le téléphone qui permettent de désamorcer au plus tôt les incompréhensions. À l’écrit, il suffit d’un point d’exclamation ajouté par mégarde, un emoji « content » oublié, et certains messages peuvent être mal interprétés. Si c’est le cas planifiez un call, même de 5 minutes pour débloquer la situation et ne restez pas dans une situation de flou ou d’incompréhension.
Recréer des espaces de travail virtuels
Chez Predictice nous avons créé des chaînes Slack différentes selon les équipes et les sujets communs entre les membres de l’équipe. Ces canaux de discussion permettent de créer des cloisons virtuelles, des pièces qui nous permettent de structurer nos discussions comme si nous étions tous au bureau.
Avoir des points individuels managers-collaborateurs
Pour les managers (qu’ils soient associés, counsels ou collaborateurs senior) avoir des points individuels (ou “one-to-one” à l’anglo saxonne) réguliers avec les collaborateurs plus juniors permet de continuer à suivre leurs tâches et leur performance tout en construisant/renforçant une relation personnelle forte. Avoir une cadence de réunion régulière (hebdomadaire ou bihebdomadaire) contribue également à renforcer la confiance et à créer une sensation de soutien ou de mentorat pour le collaborateur. Au contraire un “one-to-one” reporté ou loupé par le manager peut amener à un sentiment de déconsidération du collaborateur, particulièrement dans un contexte de télétravail.
Kit de survie de la productivité en télétravail !
Liste d’outils et d’astuces non exhaustive : pour en savoir plus sur comment augmenter sa productivité grâce aux outils numériques, n’hésitez pas à consulter le parcours dédié de l’Académie Predictice !
Logiciel de visioconférence fiable
Il existe de plus en plus d’alternatives sur le marché. Chez Predictice nous utilisons Slack, Google Meet, Whereby ainsi que Livestorm qui peut également être utilisé pour des webinars à destination des (futurs) clients.
Les outils cités ci-dessus présentent l’avantage de n’avoir rien à installer sur son ordinateur, ce qui évite les surprises quand on change de poste de travail !
Une application de chat
La plupart des start-up utilisent Slack mais il est possible d’utiliser Whatsapp en version bureau ou les alternatives de Microsoft.
Chez Predictice, nous utilisons aussi le chat pour discuter avec nos clients pendant leur utilisation de la plateforme.
Outils de collaboration et de documentation dans le cloud
Predictice est accessible de n’importe quel appareil (ordinateur, tablette ou smartphone) et de n’importe quel navigateur récent. Vous pouvez donc y accéder en tout temps et en tous lieux.
La plupart des logiciels de gestion de cabinet les plus récents sont également complètement accessibles à distance (en mode SaaS) comme c’est le cas de Kleos par exemple.
Logiciel de gestion de projet
Il existe encore aujourd’hui peu de logiciels de gestion de projets dédiés au métier d’avocat (à l’exception de la nouvelle application des Nantais de Rubato).
Les avocats peuvent utiliser des applications généralistes comme Trello ou Asana (à condition de ne pas y verser de documents des clients), que nous utilisons tous les jours chez Predictice ! Celles-ci ont pour la plupart l’avantage d’être gratuites au démarrage.
Bonus : la méthode Pomodoro !
Le télétravail permet de ne pas être dérangé toutes les 5 minutes par ses collègues. Néanmoins il est fort probable de s’infliger soi-même ce dérangement (en consultant son téléphone sans cesse, en ouvrant Linkedin ou ses emails frénétiquement).
La méthode Pomodoro consiste à s’imposer des temps pour accomplir des tâches sans interruptions (“deep-work”), par exemple lire un article de doctrine ou rédiger une première version d’un acte.
Il s’agit de “bloquer” des créneaux de 25 minutes et de couper toute distraction pour accomplir la tâche choisie. Vous lancez un “timer” de 25 minutes à la suite duquel vous vous accordez une pause de 5 minutes. Au bout de 3 itérations, faites une vraie pause de 20 minutes avant de recommencer !
Si vous êtes avocat ou juriste et que vous avez réussi à booster votre productivité en cette période de télétravail forcée, n’hésitez pas à nous contacter pour échanger !
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